Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника (п. 10 ч. 1 ст. 77, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Заработная плата, которая не была получена ко дню смерти сотрудника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).
В силу пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ обязанность по уплате налога и (или) сбора прекращается со смертью физлица-налогоплательщика.
У организации не возникает обязанности налогового агента по НДФЛ с сумм вознаграждения, начисленного работнику, который умер, а также с указанных сумм при их выплате в установленном порядке членам его семьи (письма Минфина России от 06.10.2016 № 03-04-05/58142, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374).
После смерти застрахованного лица также не может быть реализована основная цель обязательного социального страхования – получение физическим лицом пенсионного, медицинского обеспечения и обеспечения по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности. Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в его пользу, не подлежат обложению страховыми взносами (письмо Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292).
В отчетности по страховым взносам и НДФЛ указанные доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.
В программе 1С:ЗГУ8 трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника, поэтому необходимо создать и рассчитать документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – Увольнение или раздел Кадры – Увольнение). Дата увольнения – это дата смерти сотрудника. В поле Основание увольнения укажите п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании такого основания НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм компенсации за неиспользованный отпуск и зарплаты за июль рассчитываться не будут.
Заработная плата и иные выплаты, начисленные в соответствии с законодательством в пользу умершего сотрудника, не подлежат обложению страховыми взносами (письма Минтруда России от 20.02.2013 № 17-3/292, от 23.06.2015 № 17-3/В-307). Но в письме Минфин России от 22.08.2017 № 03-15-07/53912 подчеркнул, что датой выплат в целях исчисления взносов является день начисления указанных сумм (ст. 424 НК РФ). Из этого следует, что, если вознаграждения начислены до даты смерти сотрудника (то есть когда он еще был застрахованным лицом), они признаются объектом обложения страховыми взносами (в качестве выплаты в рамках трудовых отношений). Это правило действует вне зависимости от даты выплаты указанных сумм после смерти сотрудника членам семьи или иждивенцам. Следовательно, не облагаются страховыми взносами только те суммы (зарплата, компенсация отпуска и т. п.), которые начислены сотруднику после его смерти.
В письмах от 06.03.2020 № 03-04-06/16879, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 24.04.2017 № 03-15-06/24374, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142 Минфин России указал, что при выплате вознаграждения членам семьи умершего сотрудника у организации-работодателя не возникает обязанностей налогового агента.
Так как расчет при увольнении умершего сотрудника будут получать его родственники, необходимо создать новый вид удержания (раздел Настройка – Удержания), чтобы в дальнейшем во взаиморасчетах с сотрудником отразить, что выплата будет произведена родственнику.
Далее зарегистрируйте удержание в пользу родственника в необходимой сумме с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (раздел Зарплата – Алименты и другие удержания – Постоянное удержание в пользу третьих лиц). В поле Контрагент укажите родственника, который получает расчет за покойного сотрудника.
Далее необходимо перезаполнить документ Увольнение с установленной галочкой Начислить зарплату. В результате автоматического расчета вся сумма, которая положена к выплате, попадет в удержание и не попадет в документ на выплату в последующем.
В результате произведенных действий сумма к выплате сотруднику будет равна нулю.
Внимание! В бухгалтерской программе необходимо зарегистрировать выплату денежных средств родственнику покойного сотрудника
В программе 1С:БГУ8 ред.2 формирование бухгалтерских записей по данным о заработной плате оформляется документом Отражение зарплаты в учете (раздел Учет и отчетность - Заработная плата). Документ можно заполнить вручную или автоматически с помощью загрузки данных из программы для расчета заработной платы.
Документ формирует следующие проводки:
Далее необходимо провести депонирование заработной платы умершего сотрудника. Для отражения депонирования заработной платы можно использовать документ Операция (бухгалтерская) раздела Учет и отчетность.
В документе Операция (бухгалтерская) снимается флаг Использовать типовые операции и указываются записи:
Далее необходимо выполнить перенос депонированной заработной платы на родственника умершего сотрудника. Для отражения переноса депонированной заработной платы на данные родственника умершего сотрудника можно использовать документ Операция (бухгалтерская) раздела Учет и отчетность.
В документе Операция (бухгалтерская) снимается флаг Использовать типовые операции и указываются записи:
Далее перечисление депонированной заработной платы родственнику умершего сотрудника. В документе Заявка на кассовый расход нет соответствующей типовой операции для отражения перечисления депонированной заработный платы с лицевого счета учреждения, поэтому можно применить документ Операция (бухгалтерская).
