Суточные – это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Работник, который находится в командировке (о сервисе для эффективного управления командировками сотрудников вы можете узнать здесь), расходует суточные исходя из собственных нужд. В дальнейшем сотрудник не должен предъявлять никаких оправдательных документов, на что он потратил данные средства.
Размер возмещения суточных можно установить самостоятельно, закрепив их приказом руководителя, либо указать в трудовом договоре.
При расчете страховых взносов и НДФЛ размер суточных расходов лимитируется. Размер лимита определяют исходя из вида командировки. Для командировок по России лимит составляет 700 рублей за день, для заграничных командировок – 2 500 рублей за день.
С суточных сверх указанных норм необходимо удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы. При расчете взносов на страхование от несчастных случаев не облагается сумма суточных, которая установлена в локальном акте работодателя.
Рассмотрим пример начисления суточных в пределах нормы в программах 1С.
Для регистрации натурального дохода необходимо, чтобы в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Прочие начисления) был установлен флажок Регистрируются натуральные доходы. Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику на руки, но попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Бухгалтерские проводки по такому начислению не формируются.
Далее необходимо создать новый вид начисления Командировочные расходы в пределах норм (раздел Настройка – Начисления).
На закладке Основное:
- в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме.
- в поле Начисление выполняется будет указано значение По отдельному документу (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты);
- в разделе Расчет и показатели переключатель Результат вводится фиксированной суммой.
На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию.
На закладке Зависимости настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний. Если в табличной части Зависимые удержания отражается удержание по исполнительному документу, то данный вид удержания необходимо удалить (пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
На закладке Приоритет указываются, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.
На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. Мы используем значения, установленные программой по умолчанию.
На закладке Налоги, взносы, бухучет:
- в разделе НДФЛ установите переключатель в положение не облагается;
- поле Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ заполнять не нужно. Доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц на основании ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ;
- в разделе Страховые взносы выберите – Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих;
- в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ установите переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда
Начисление суточных в программе осуществляется документом Доход в натуральной форме (раздел Зарплата – Натуральные доходы).
При заполнении документа обратите внимание на реквизит Дата получения дохода. Значение данного реквизита определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Результат рассчитывается вручную.
Оплата командировочных расходов сотруднику отражается в расчете по страховым взносам следующим образом (см. также письмо Министерства финансов РФ от 24.03.2020 № 03-15-06/22936):
- по строкам 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
- по строке 020 Приложения 2 к разделу 1;
- по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3.
В этих строках указывается оплата командировочных расходов в пределах норм и сверх норм (облагаемые страховыми взносами и НДФЛ).
Далее оплату командировочных расходов, которая не облагается страховыми взносами, необходимо отразить:
- по строкам 040 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
- по строке 030 Приложения 2 к разделу 1;
- по строке 150 подраздела 3.2.1 раздела 3 будет отражаться база для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по работнику за минусом оплаты командировочных расходов, не облагаемой страховыми взносами (строка 040 подраздела 1.1 Приложения 1 к разделу 1).
Рассмотрим пример начисления суточных сверх нормы в программах 1С.
Необходимо создать новый вид начисления Командировочные расходы сверх норм (раздел Настройка – Начисления).
На закладке Основное:
- в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение начисления выберите значение Доход в натуральной форме.
- в поле Начисление выполняется будет указано значение По отдельному документу (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу Доход в натуральной форме до окончательного расчета зарплаты);
- в разделе Расчет и показатели переключатель Результат вводится фиксированной суммой.
На закладке Учет времени используются значения, установленные программой по умолчанию
На закладке Зависимости настраивается возможность использования данного начисления при расчете других начислений и удержаний. Если в табличной части Зависимые удержания отражается удержание по исполнительному документу, то данный вид удержания необходимо удалить (пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
На закладке Приоритет указываются, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.
На закладке Средний заработок указывается, как начисление должно учитываться при расчете среднего заработка согласно законодательству. Мы используем значения, установленные программой по умолчанию.
На закладке Налоги, взносы, бухучет:
- в разделе НДФЛ необходимо установить переключатель в положение облагается и указать код дохода с точки зрения налогообложения НДФЛ – 2015 "Суточные, превышающие 700 рублей за каждый день в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день в командировке за пределами РФ".
- в поле Категория дохода необходимо выбрать Натуральный доход (основная налоговая база)
- в строке Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ) можно указать, как это начисление следует включать в строки 110-113 расчета по форме 6-НДФЛ. По умолчанию доход будет включен в строки 110 и 112 расчета. Данные в строке можно изменить, если вы считаете, что этот доход должен отражаться в расчете в других строках, а не в тех, которые предлагает программа
- в разделе Страховые взносы необходимо выбрать способ учета доходов сотрудников при исчислении страховых взносов - Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев
- в разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ нужно установить переключатель в положение не включается в расходы по оплате труда, т. к. доход в виде командировочных расходов, компенсируемых сотруднику сверх установленных норм, не включается в расходы на оплату труда по ст. 255 НК РФ
- в разделе Исполнительное производство в поле Вид дохода выберите 2 - Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок) (пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Это необходимо для правильного заполнения документа на выплату, а на основании него платежного поручения. С 01.06.2020 все организации и ИП, выплачивающие физическим лицам заработную плату и (или) иные доходы через банк или через иную кредитную организацию, обязаны указывать по этим суммам в расчетном документе специальные коды вида доходов.
Начисление суточных в программе осуществляется документом Доход в натуральной форме (раздел Зарплата – Натуральные доходы).
При заполнении документа обратите внимание на реквизит Дата получения дохода. Значение данного реквизита определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Колонка Результат заполняется вручную. Расчет суммы НДФЛ будет автоматически произведен на дату получения дохода. Удержание налога произойдет в день фактической выплаты ближайшего денежного дохода, с которого его можно удержать.
Расчет страховых взносов с суточных, выплаченных сверх установленных норм, за месяц производится в документе Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов) на закладке Взносы.
В расчетном листке натуральные доходы отражаются в разделе Справочно.
