Отражение удержания из заработной платы сотрудника коммунальных услуг в программах 1С:ЗГУ8 и 1С:ЗУП8

автор Куликова В.

Трудовым законодательством предусмотрены различные виды удержаний из зарплаты. Для каждого из них указаны определенные лимиты, основания и правила. Все удержания из оплаты труда условно делятся на несколько категорий. Некоторые из них обязательные, например, НДФЛ, алименты, удержания по исполнительным листам. Другие же производятся по инициативе работодателя, к примеру, к ним относятся удержания излишне выплаченных сумм зарплаты. Некоторые удержания производятся по заявлению сотрудника, например, удержания стоимости коммунальных услуг.

Сотрудник вправе распорядиться своей заработной платой после налогообложения по своему усмотрению, в том числе путем удержания стоимости коммунальных услуг, предоставив соответствующее заявление работодателю. Требований по оформлению заявления в законодательстве нет. Положения ст. 138 ТК РФ в данном случае не применяются. Удержание из зарплаты сотрудника по его инициативе производится без ограничений.

Хотелось бы отметить, что работодатель не обязан производить удержания из заработной платы по просьбе работника, это его право. То есть работодатель может отказать в осуществлении таких удержаний. Если работодатель согласился удерживать из дохода сотрудника необходимые суммы, то он должен предпринять следующие действия.

1. Получить от работника заявление на удержание соответствующих сумм и их перечисление третьим лицам

Законодательство не предъявляет никаких требований к форме и содержанию такого заявления. Поэтому оно может подаваться в простой письменной форме. При этом в нем должны содержаться:

• ФИО работника;
• четко сформулированная просьба о том, что из его заработной платы следует производить удержания;
• размер (сумму) этих удержаний;
• период, в течение которого необходимо производить удержание (месяц, шесть месяцев или иной период);
• ФИО (название) и реквизиты лица, в пользу которого происходит удержание;
• дата составления такого заявления;
• подпись работника.

2. Удерживать необходимые суммы из зарплаты работника

Сумма удержания просто вычитается из начисленной сотруднику заработной платы, оставшейся после налогообложения. Факт удержания отражается в расчетном листке.

Расходы, связанные с перечислением удержанных сумм третьим лицам, несет работник.

Как отразить удержание из заработной платы сотрудника коммунальных услуг в программах 1С:ЗГУ8/1С:ЗУП8.

В программе необходимо создать новый вид удержания Удержание коммунальных услуг (Настройка – Удержания).

На закладе Основное необходимо указать следующие настройки:

• в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение удержания выберите значение Прочее удержание в пользу третьих лиц.
• в поле Удержание выполняется – значение Ежемесячно (такое удержание можно назначить в качестве планового с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц, а его расчет будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов);
• флажок Удерживается при расчете первой половины месяца установите, если удержание должно учитываться при расчете аванса с помощью документа Начисление за первую половину месяца, а также при выплате в межрасчетный период;
• в разделе Расчет и показатели установите переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой. Если необходимо настроить формулу, установите переключатель в положение Результат рассчитывается и по ссылке Редактировать формулу опишите формулу удержания;
• устанавливать флажок Является взысканием не нужно, так как сотрудник добровольно написал заявление об удержании.

Закладка Бухгалтерский учет появляется для удержаний с назначением Прочие удержания в пользу третьих лиц и Удержание в счет расходов по прочим операциям и видом операции по зарплате Удержание по прочим операциям с работниками.

На закладке необходимо указать способ отражения удержания в бухгалтерском учете.

Так же этой закладке можно установить флажок Является основанием оформления кассового чека, если необходимо отметить удержания, которые являются основанием для оформления кассовых чеков, и передать эту информацию в бухгалтерскую программу. Если установить флажок Является основанием оформления кассового чека, то в документе Отражения зарплаты в бухучете появляются колонки Чек и Описание удержания для чека. Они автоматически заполняются для отмеченных флажком удержаний. После передачи таких данных на удержание в бухгалтерскую программу из нее можно распечатать чеки по отмеченным удержаниям.

В случае удержания из заработной платы коммунальных услуг флажок устанавливать не нужно. Работодатель не должен применять ККТ, так как сам работодатель никаких товаров (работ, услуг) сотруднику не реализует, то есть нет "расчета" для целей применения ККТ.

Для назначения сотруднику удержания по коммунальным услугам используется документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц (Зарплата – Удержания - Алименты и другие удержания).

При создании документа необходимо выбрать вид документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц.

В поле Удержание выберите вид удержания Удержание коммунальных услуг (для выбора доступны виды удержаний с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц).

Установите переключатель в положение Начать новое удержание. Если удержание этого вида сотруднику уже назначено, то с помощью другого экземпляра документа можно изменить его условия (размер), установив переключатель в положение Изменить ..., или прекратить с выбранной даты. Кроме того, можно назначить еще одно удержание этого же вида, например, в пользу другого контрагента.

В поле С... укажите дату, с которой будет производиться удержание. В поле удерживать по... укажите дату, после которой удержание производить не следует. Если окончание периода не задано, впоследствии прекратить удержание можно другим экземпляром документа.

В поле Контрагент выберите третье лицо, в пользу которого выполняется удержание. Его указание позволяет при последующем формировании данных для отражения в бухгалтерском учете заполнить контрагента в этих данных автоматически.

В табличной части введите строку и укажите:

• в колонке Сотрудник – сотрудника, из зарплаты которого производится удержание;
• в колонке Рабочее место – можно выбрать, с начислений по какому рабочему месту следует выполнять удержание, если сотрудник работает на нескольких местах работы – на основном месте работы и по внутреннему совместительству, по умолчанию установлено значение Все рабочие места, т. е. удержание назначается по всем рабочим местам;
• в колонке Размер – сумму удержания.

Расчет суммы удержания в пользу третьих лиц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов, либо документом Начисление за первую половину месяца (если при настройке вида удержания был установлен флажок Удерживается при расчете первой половины месяца).

При заполнении документа в табличную часть на закладке Удержания вносятся строки по всем видам удержаний, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

Зарегистрированная сумма удержания уменьшает сумму к выплате сотруднику. В расчетном листке (Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) сумма удержания отражается в разделе Удержано.