Согласно пункту 64.69 Методических указаний по формированию и применению унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (Приложение 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 № 61н) заявка-обоснование закупки товаров, работ и услуг малого объема (ф. 0510521) применяется в случаях: приобретения госучреждением товаров, работ, услуг через подотчетных лиц; приобретения товаров, работ, услуг для нужд госучреждения сотрудниками иного субъекта учета, которому переданы полномочия в соответствии с законодательством; оформления выдачи денежных документов (талоны на ГСМ, маркированные конверты, почтовые марки и пр.) подотчетным лицам.
Для оформления Заявки-обоснования (ф. 0510521) в программе 1С: БГУ ред.2, применяется документ Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (раздел Денежные средства – Расчеты с подотчетными лицами).
В шапке документа необходимо заполнить следующие реквизиты:
- Подотчетное лицо – необходимо указать подотчетное лицо, которое осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема, выбором из справочника Сотрудники.
- Способ выдачи средств – необходимо выбрать нужный вариант выдачи средств (в наличной форме, в безналичной форме, денежные документы.
Документ Заявка-обоснование закупки малого объема содержит следующие закладки:
- Товары, работы, услуги – указывается наименование товаров, работ (услуг), их количество, единицы измерения, цена, сумма, код по БК, КОСГУ, по которым запланировано в плане закупки приобретение товаров, работ (услуг), финансовый год, за счет лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) которого, осуществляется закупка, дополнительная информация о закупаемом товаре, работе (услуге) и информация о наличии ЛБО;
- Сведения о малой закупке – указывается справочная информация: номер объявления закупки, результаты закупки (состоялось или не состоялось), номер и дата договора, заключенного по результатам закупки малого объема, способ. Закладка доступна для заполнения при указании в шапке документа в реквизите Способ выдачи средств значений: "в наличной форме" или "в безналичной форме".
- Дополнительно – указывается задолженность по ранее выданным авансам. Раздел заполняется автоматически по данным расчетно-платежных документов по выданным авансам.
- Бухгалтерская операция – установлена типовая операция Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу (по умолчанию установлен флаг «Принять (бюджетные) обязательства»).
При проведении формирует проводки по принятию обязательств, в т.ч. денежных обязательств по предполагаемым расходам подотчетного лица.
Реквизиты типовой операции:
- Принять (бюджетные) обязательства – если флажок установлен, то при проведении также будут приняты бюджетные обязательства.
- Бюджетные данные без детализации по КОСГУ – если флажок установлен, то в проводке принятия обязательств по стороне дебета будет установлено КОСГУ 000.
После проведения документа формируются проводки:
По кнопке Печать - Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо формируется печатная форма Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521).
На основании документа Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо можно ввести документы: Отчет о расходах подотчетного лица, Заявка на кассовый расход (сокращенная), Заявка на кассовый расход, Кассовое выбытие, Платежное поручение, Ведомость на выдачу подотчетным лицам, Расходный кассовый ордер (фондовый), Расходный кассовый ордер, Сторно.
